Genveje

Guldborgsund Kommune

Værktøjer

Forvaltninger og institutioner

Stadsarkivets service til forvaltninger, institution, § 60-selskaber m.fl.

Hvad er Stadsarkivets opgaver i forhold til forvaltninger m.fl.?
Stadsarkivets opgaver og kompetencer i forhold til Kommunens forvaltninger, institutioner m.fl. er beskrevet i ”Vedtægt for Guldborgsund Stadsarkiv”, som du finder nederst på siden.

Stadsarkivets opgaver i forhold til den kommunale organisation er kort fortalt at udstikke retningslinjer for og hjælpe med bevaring og kassation af Kommunens arkivalier, således at Kommunen kan varetage arkivmæssige hensyn.

Arkivalier er både papirarkivalier, men i dag og fremover i endnu højere grad data fra bevaringsværdige it-systemer.

Stadsarkivet modtager Kommunens bevaringsværdige arkivalier (papir og digitale) i henhold til retningslinjerne og lovgivningen for bevaring, kassation og aflevering af disse til offentligt arkiv, dvs. Stadsarkivet.

Stadsarkivet fører tilsyn med Kommunens overholdelse af arkivmæssige hensyn.

Stadsarkivet stiller efterfølgende arkivalierne til rådighed for borgere, forskere og den kommunale forvaltning i henhold til arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser.
 
Hvordan varetager vi bedst muligt arkivmæssige hensyn?
Arkivlovens § 8 fastlægger, at ”Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde.”

I stk. 2 fastslå, at ”Myndighederne skal drage omsorg for, at arkivalier der er lagret på elektronisk medium bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.”

”Myndighed” er i dette tilfælde faktisk ikke Stadsarkivet, men den kommunale forvaltning, som skal have så tilpas meget styr på sine arkivalier (papir og digitale), at de kan afleveres til offentligt arkiv, dvs. Stadsarkivet.

Arkivbekendtgørelsens § 1, stk. 2 uddyber arkivmæssige hensyn som myndighedernes pligt til at træffe ”1) […] forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt 2) at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.”

Myndigheden skal derfor opbygge, administrerer og afslutte deres sager og systemer, så der efterfølgende kan findes rundt i dem – også om 100 år, når den pågældende kommunale sagsbehandler er død og borte, og verden ser helt anderledes ud!

I praksis varetages arkivmæssige hensyn bedst ved at have fokus på god sagsdannelse med klare sagsgange, entydig journalisering og fælles forvaltningssprog fra oprettelse over behandling til afslutning og arkivering af en sag, et papirarkiv eller et it-system.

Bevaringsværdige it-systemer og data heri må ikke slettes, før der er lavet en arkiveringsversion af systemet. Efter arkivering må forvaltningen slette data, når de ikke længere har administrativ og/eller retlig brug for dem.

Stadsarkivet er klar med råd og vejledning i alle faser, herunder også forhandlinger med systemleverandører om udarbejdelse af arkiveringsversioner af bevaringsværdige digitale data.  

Hvilke arkivalier skal bevares og hvilke skal kasseres?
I kan se under love og regler m.v., hvilke arkivalier (papir og digitale), der skal bevares og hvilke der skal kasseres. Bemærk at der kan være besluttet merbevaring for visse arkivaliers vedkommende. Det er f.eks. tilfældet med chefssager (til og med teamlederniveau) i Guldborgsund Kommune.

Guldborgsund Kommunes bevarings- og kassationsbestemmelser, varetagelse af arkivmæssige hensyn m.v. vil blive beskrevet i ”Arkivinstruks for Guldborgsund Kommune”, som er under udarbejdelse.

Kontakt Stadsarkivet med spørgsmål om bevaring og kassation.

Er vores it-system eller data i det bevaringsværdigt og hvad betyder det?
Guldborgsund Stadsarkiv har i samarbejde med forvaltningerne kortlagt Kommunens digitale systemer med henblik på en vurdering af, om systemerne er bevaringsværdige (B) eller ej (K) i henhold til bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne samt hvornår systemerne skal arkiveres. Denne arkiveringsplan er godkendt af direktionen i august 2011.

Find systemoversigten med arkiveringstidspunkter i menuen til venstre. Du skal også meddele Stadsarkivet, hvis der sker ændringer i jeres systemportefølje.

Hvordan sikrer vi arkivmæssige hensyn ved indkøb til nyt it-system?
Stadsarkivet skal inddrages så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system. Det skal nemlig vurderes, hvorvidt systemet eller data i systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet er bevaringsværdigt skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales, hvordan og hvornår der skal ske arkivering af data fra systemet. Der må ikke foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Hvordan afleverer vi papir- og digitalarkivalier til Stadsarkivet?
Aflevering af både papirarkivalier og digitale arkivalier foregår efter aftale med Stadsarkivet. For digitale arkivalier sker det i henhold til systemoversigten og de heri fastlagte afleveringstidspunkter. For papirarkivaliernes vedkommende sker det i forbindelse med enten henvendelse fra forvaltningen/institutionen eller Stadsarkivet. Læs mere herom i ”Papirarkivalier” og ”IT arkivering” i menuen til venstre.

Kan forvaltninger og institutioner låne arkivalier fra Stadsarkivet?
Forvaltninger og institutioner kan på visse sikkerhedsmæssige betingelser låne arkivalier fra Stadsarkivet. Udlån af Stadsarkivets arkivalier foregår ved personlig, telefonisk eller e-mailhenvendelse til Stadsarkivets medarbejdere. Forespørgslen behandles herefter af Stadsarkivet, som giver besked til forvaltningen/institutionen, om/når arkivalierne er klar til afhentning. Ved endt udlån afleveres arkivalierne enten i Stadsarkivet eller på Stadsarkivets hylde i postrummet på Parkvej 37.

Senest opdateret:  25. August 2016

Logo
Kontakt

Guldborgsund Stadsarkiv
Rådhuset
Parkvej 37
4800 Nykøbing F
Telefon 54 73 10 11

Mail: stadsarkiv@guldborgsund.dk

EAN-nummer 579 800 715 0587

Ekspeditionstid:
Mandag - torsdag kl. 9.00 – 14.00
Fredag lukket

Kontakt arkivet telefonisk eller pr. mail for en aftale, inden du besøger os.