Genveje

Guldborgsund Kommune

Værktøjer

Anmeldelse af nye systemer

Nyt it-system? Stadsarkivet inddrages ved kravspecifikation

Stadsarkivet skal inddrages så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system. Det skal nemlig vurderes, hvorvidt systemet eller data i systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet er bevaringsværdigt skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales, hvordan og hvornår der skal ske arkivering af data fra systemet. Der må ikke foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Stadsarkivet hjælper forvaltningen med at stille de rigtige krav til konvertering af data fra gammelt til nyt system og arkivering fra nyt systemet, INDEN systemet er indkøbt, installeret og betalt!

Se her hvem du ellers skal tale med før du køber nyt it-system.

Lidt mere om hvorfor og hvad Stadsarkivet hjælper jer med?
I henhold til § 3 i ”Vedtægt for Guldborgsund Stadsarkiv” skal forvaltninger ”… orientere Stadsarkivet om organisationsændringer og anskaffelse af nye IT-systemer/digitale sagsstyringssystemer, så arkivbestemmelser kan fastlægges.”

Det betyder i praksis, at Stadsarkivet skal inddrages så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system. Stadsarkivet vil i den forbindelse kortlægge systemet for at vurdere:

1. Om systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen, eller
2. Om systemet ikke er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet ikke er bevaringsværdigt (2) har Stadsarkivet ingen videre bemærkninger til systemet, udover eventuelle opmærksomhedspunkter varetagelse af arkivmæssige hensyn for data, der kan kasseres.

Hvis systemet derimod er bevaringsværdigt (1) skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales:

a) om arkivering skal ske fra det gamle system inden lukning og eventuel konvertering af data fra det gamle system ind i det nye system, eller
b) om arkivering først skal ske senere fra det nye system, hvorved forvaltningen skal sikre sig, at data kan konverteres fra gammelt til nyt system uden at der sker datatab, samt
c) at der kan arkiveres fra det nye system i henhold til den til enhver tid gældende bekendtgørelse på området.

BEMÆRK at der ikke må foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Stadsarkivet vil være behjælpeligt med råd, vejledning og HELT KONKRETE FORMULERINGER TIL SYETEMKRAV, som forvaltningen skal sørge for at få med i et evt. udbud og en kontrakt med en systemleverandør, således at både konvertering og arkivering kan ske uden datatab og i henhold til lovgivningen. 

Det er med andre ord vigtigt, at forvaltningen stiller de rigtige krav til konvertering af data fra gammelt til nyt system og arkivering fra nyt systemet, INDEN systemet er indkøbt, installeret og betalt!

Senest opdateret:  23. Marts 2012

Logo
Kontakt

Guldborgsund Stadsarkiv
Rådhuset
Parkvej 37
4800 Nykøbing F
Telefon 54 73 10 11

Mail: stadsarkiv@guldborgsund.dk

EAN-nummer 579 800 715 0587

Ekspeditionstid:
Mandag - torsdag kl. 9.00 – 14.00
Fredag lukket

Kontakt arkivet telefonisk eller pr. mail for en aftale, inden du besøger os.