Genveje

Guldborgsund Kommune

Værktøjer

Anskaffelse af IT-systemer

Formålet med denne procedure er at sikre at alle relevante områder bliver hørt forinden anskaffelse af nyt IT-system og at der udvises rettighed omhu, så fejlindkøb, manglende integrationer og fejl i kontrakter undgås.

Uanset  anskaffelsen drejer sig om et stort eller lille IT-system, skal følgende involveres:

 

Hvem skal involveres Hvorfor 
IT
Support@guldborgsund.dk 
I henhold til Kommunens IT-sikkerhedspolitik skal  IT-afdelingen involveres inden indkøb af nye IT-systemer for at sikre  den
bedste tekniske løsning i forhold til det bestående IT-miljø og i forhold til økonomiske og personalemæssige ressourcer.
IT-afdelingen kan, i forbindelse med større anskaffelser/projekter, stille en projektleder til rådighed. Ved mindre anskaffelser/projekter kan IT-afdelingen stille konsulenter til rådighed.
 
IT-sikkerhedsansvarlig
Jakob Sønderskov Hansen
jsh@guldborgsund.dk 
Sikre at behandlingen af data sker i overensstemmelse med sikkerhedsreglerne i persondataloven.
Juridisk afdeling
Sikre kommunens retsstilling som kontraktspart. Det vil bla. sige at sikre at kravene til det leverede udstyr fremgår af kontrakten således at kommunen kan gøre mangelsindsigelser gældende, herunder kræve afhjælpning af manglen, hæve købet , kræve nedslag i prisen eller gøre erstatningskrav gældende.
ESDH-koordinatoren
Hanne Larsen
hla@guldborgsund.dk
Afklaring af, hvorvidt systemet skal have integration til kommunens ESDH-system
Afklaring af systemets samspil med ESDH-systemet.
Afklaring af, om eksisterende ESDH-system vil kunne dække det beskrevne formål.
Stadsarkivaren
Christian Frederiksen
cfred@guldborgsund.dk

Stadsarkivet skal inddrages, så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system for at vurdere, hvorvidt systemet eller data i systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet er bevaringsværdigt skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales, hvordan og hvornår der skal ske arkivering af data fra systemet. Der må ikke foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Stadsarkivet hjælper forvaltningen med at stille de rigtige krav til konvertering af data fra gammelt til nyt system og arkivering fra nyt systemet, INDEN systemet er indkøbt, installeret og betalt.

Finans og Indkøb
jjd@guldbrogsund.dk
Kan kontaktes hvis der er usikkerhed omkring udbudsprocesser i forbindelse med et eventuelt udbud inden et indkøb igangsættes. Herunder gældende lovgivning og regler for udbud og konkurrenceudsættelse.
Desuden kan anvises værktøjer, herunder it-værktøj, skabeloner, tidsplaner mv. til brug for konkurrenceudsættelsen samt kontakt til brug af blandt andet juridisk bistand, SKI og FUS.
Senest opdateret:  26. Maj 2016

Logo
Kontakt

Guldborgsund Stadsarkiv
Rådhuset
Parkvej 37
4800 Nykøbing F
Telefon 54 73 10 11

Mail: stadsarkiv@guldborgsund.dk

EAN-nummer 579 800 715 0587

Ekspeditionstid:
Mandag - torsdag kl. 9.00 – 14.00
Fredag lukket

Kontakt arkivet telefonisk eller pr. mail for en aftale, inden du besøger os.