Genveje

Guldborgsund Kommune

Værktøjer

IT arkivering

Hvad er digital arkivering?

Danske kommuner begyndte at indføre it-systemer i slutningen af 1970'erne, og fra 1990'erne tog udviklingen for alvor fart.

I dag arbejder Guldborgsund Kommune, som de fleste offentlige myndigheder, næsten udelukkende digitalt. Det betyder for eksempel, at der ikke længere dannes papirsager, men at sager og dokumenter, der produceres i kommunen, gemmes i et ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokument Håndteringssystem) eller i et fagsystem. Der findes en lang række fagsystemer, som hjælper med alt fra fordeling af børn i daginstitutioner og skoler over udbetaling af sociale ydelser til omsorg for ældre.

For at kunne dokumentere myndighedernes virke og bevare den bevaringsværdige dokumentationen for eftertiden blev det med Arkivloven af 2002 lovpligtigt at arkivere data fra offentlige it-systemer.

Hvad arkiverer man?

Man gemmer ikke alt, men primært data fra systemer, som indeholder personoplysninger. Det, der skal bevares, er beskrevet i bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004, som gælder for arkivalier frem til 31. december 2006, og Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010, som gælder for arkivalier fra 1. januar 2007. Se bekendtgørelser og vejledninger nederst på siden.

Det er Stadsarkivets opgave at vurdere, om de enkelte systemer er bevaringsværdige ud fra disse bekendtgørelser.

Bemærk at der i Guldborgsund Kommune er besluttet merbevaring af alle chefsager til og med teamlederniveau afsluttet også efter 1. januar 2007.

Hvornår og hvordan arkiverer man?

Man arkiverer et it-system, når:

  1. Systemet går ud af brug. 
  2. Arkivmæssige hensyn kræver det, f.eks. fordi der er risiko for, at man ikke senere kan komme til at arkivere det. 
  3. Der skal ske sletning af data i systemet i henhold til persondataloven.

Guldborgsund Stadsarkiv har i samarbejde med forvaltningerne kortlagt Kommunens digitale systemer med henblik på en vurdering af, om systemerne er bevaringsværdige (B) eller ej (K) i henhold til bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne samt hvornår systemerne skal arkiveres. Denne arkiveringsplan er godkendt af direktionen i august 2011.

Find systemoversigten med arkiveringstidspunkter nederst på siden. Du skal også meddele Stadsarkivet, hvis der sker ændringer i jeres systemportefølje.

Bemærk at der arkiveres fra bevaringsværdige KMD-systemer en gang årligt via tilmelding til KMD-Arkivering, mens øvrige (ikke KMD-)systemer kræver lidt mere forarbejde fra både den afleverende forvaltning og Stadsarkivets side. Bemærk ligeledes, at afleveringstidspunkt for ByggesagsStyringsSystemet og GeoEnviron ikke er fastlagt, idet arkivering i henhold til arkivlovgivningen skal ske, når arkivmæssige hensyn tilsiger det, hvilket f.eks. vil sige, når data i systemet er meget gamle eller ved overgang til nyt system.

Arkivering fra ikke-KMD-systemer igangsættes, jf. arkiveringsplanen ved henvendelse fra Stadsarkivet til den afleverende forvaltning. Her aftales arkiveringsforløbet, aftaler med systemleverandør (eller annoncering af arkiveringsopgaven) og Stadsarkivet og NEA udsteder en afleveringsbestemmelse for systemet. Forvaltningen sikrer herefter i samarbejde med Stadsarkivet, at der afleveres en systemuafhængig arkiveringsversion til stadsarkivet.

Arkiveringsversionen skal godkendes af Stadsarkivet/NEA. Udgifter til udarbejdelse og test af arkiveringsversion afholdes af den afleverende forvaltning/institution. I Guldborgsund Kommune er der dog som udgangspunkt afsat et centralt budget til udarbejdelse og test af arkiveringsversioner.

Hvad er en systemuafhængig arkiveringsversion?

En arkiveringsversion er et udtræk af de data, der ligger i et it-system, der skal bevares. Årsagen til, at man ikke bare gemmer systemet, som det ligger på kommunens servere, er, at man ikke kan regne med at kunne afvikle det, dvs. læse data, om 50, 100 eller 200 år, hvor vores nuværende filtyper (word, pdf osv.) m.v. måske er afløst af andre filtyper.

At holde gang i systemer, der kan læse disse data, bliver på sigt en både besværlig og dyr løsning. Derfor har man i Danmark valgt en konverteringsstrategi, som betyder, at bevaringsværdige it-systemer konverteres til systemuafhængige arkiveringsversioner med bestemte mappestrukturer og filformater, som man vurderer at være de mest langtidsholdbare til bevaring af både registerdata/søgemidler, dokumenter, billede, lyd og film uden kvalitetstab. Bevaring af digitale data kræver bevaringsstrukturer og -formater, der er så uafhængige af ”tidens systemer”, som muligt.

Data i arkiveringsversioner gemmes derfor på en særlig måde, der er beskrevet i Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004 (med dispensationer gældende til og med 2010) eller Bekendtgørelse 1007 af 20. august 2010 (nugældende bekendtgørelse).

Leverandørinformation

Guldborgsund Stadsarkiv er medlem af NEA- Netværket Elektronisk Arkivering, hvor 25 kommuner øst for Storebælt samarbejder om digital arkivering. Stadsarkivet tester og arkiverer digitale systemer i samarbejde med NEA.

NEA-samarbejdet har formuleret en vejledning til systemleverandører, der skal producere arkiveringsversioner af bevaringsværdige it-systemer til offentligt arkiv, herunder til Guldborgsund Stadsarkiv.

Vejledningen giver svar på de hyppigste spørgsmål, og den kan ses nederst på siden.

Hvad er forskellen på sletning og kassation?

Sletning handler om sletning af de oplysninger i it-systemerne, som kommunens sagsbehandlere kan se. Sletning sker i henhold til Persondataloven.

Kassation (og bevaring) handler om, at Guldborgsund Stadsarkiv vurderer, om data fra et givet it-system skal arkiveres (dvs. bevares) eller ej i henhold til gældende lovgivning.


Hvordan er det med Persondataloven og Arkivloven?

Persondataloven og Arkivloven er modsatrettede lovgivninger. Persondataloven har til formål at beskytte borgerne mod, at myndighederne til tid og evighed ligger inde med oplysninger om dem.

Arkivloven har til formål at bevare oplysninger for eftertiden. Arkivloven opfattes dog som særlovgivning i forhold til Persondataloven, hvilket betyder, at der godt nok skal slettes data, men ikke før der er arkiveret fra de bevaringsværdige it-systemer.

Guldborgsund Stadsarkiv er i arkivhenseende en myndighed, der er adskilt fra den kommunale forvaltning. Er der først arkiveret og slettet data fra et kommunalt it-system, har den kommunale forvaltning således ikke umiddelbar adgang til oplysningerne. Vil den kommunale forvaltning have adgang til de arkiverede oplysninger, må de derfor søge adgang via arkivet og – hvis oplysningerne har været omfattet lov om behandling af personoplysninger – også samtykke fra Datatilsynet, jf. arkivlovens § 34.

Senest opdateret:  23. Marts 2012

Logo
Kontakt

Guldborgsund Stadsarkiv
Rådhuset
Parkvej 37
4800 Nykøbing F
Telefon 54 73 10 11

Mail: stadsarkiv@guldborgsund.dk

EAN-nummer 579 800 715 0587

Ekspeditionstid:
Mandag - torsdag kl. 9.00 – 14.00
Fredag lukket

Kontakt arkivet telefonisk eller pr. mail for en aftale, inden du besøger os.