Genveje

Guldborgsund Kommune

Værktøjer

Papirarkivalier

Hvad er papirarkivering?

Alt papirmateriale i jeres registre (journalkort eller andre søgemidler) journalsager, ringbind, hængemapper og kasser i kælderen er omfattet arkivlovgivningen. Det gælder også filmruller, lyd- og videobånd.

For papirarkivalier m.v. skabt og afsluttet før 1. april 1970 gælder Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003. Hvis I ligger inde med materiale fra før 1970 skal Stadsarkivet kontaktes hurtigst muligt med henblik på at få aftalt aflevering eller kassation af dette materiale.

For papirarkivalier m.v. skabt og afsluttet mellem 1. april 1970 og 31. december 2006 gælder Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004
For papirarkivalier m.v. skabt/afsluttet efter 1. januar 2007 gælder Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010.

Bemærk at der i Guldborgsund Kommune er besluttet merbevaring af alle chefsager til og med teamlederniveau afsluttet også efter 1. januar 2007.

Se bekendtgørelser og vejledninger m.v. her eller kontakt Stadsarkivet, hvis I er i tvivl eller har spørgsmål.


Hvornår afleveres?
Aflevering af materiale kan kun ske efter aftale med Stadsarkivet. Vi fastlægger proceduren for forløbet og godkender jeres afleveringsfortegnelse (dvs. liste over arkivalier, som I ønsker at aflevere).

Hovedreglen er, at Stadsarkivet modtager bevaringsværdige papirarkivalier m.v., når det ikke længere er i administrativ eller retlig brug. Afleveringsdatoen regnes fra den sidste indførsel i en protokol eller fra seneste dokumentdato i en sag. Materiale kan undtages fra aflevering, hvis det er i fortsat administrativ brug, som f.eks. tegningsarkiver.

Hvis der sker en nedlæggelse af jeres institution, og ingen andre overtager arbejdsområderne, skal materialet straks afleveres til Stadsarkivet.

Flyttes arbejdsområder fra en institution til en anden inden for Guldborgsund Kommune, skal Stadsarkivet underrettes herom. Materialet skal holdes adskilt i den overtagende institution med mindre andet aftales med Stadsarkivet.

Flyttes arbejdsområder uden for den kommunale forvaltning/myndighed, skal arkivbestemmelser aftales mellem Guldborgsund Stadsarkiv og den overtagende institution/myndighed/virksomhed.        

Ved aflevering af arkivalier fra en forvaltning eller institution til Stadsarkivet overgår ansvaret for materialet til Stadsarkivet. Det betyder, at al efterfølgende adgang til arkivalierne sker gennem henvendelse til Stadsarkivet.

Kontakt Stadsarkivet hvis I ønsker at aflevere arkivalier.

Hvordan afleveres?
En arkivaflevering forløber overordnet som beskrevet nedenfor:

A. Planlægning af afleveringen
Forvaltningen/institutionen kontakter Stadsarkivet vedrørende afleveringen. Herefter beskriver Stadsarkivet og forvaltningen/institutionen i fællesskab afleveringens indhold, omfang og andre informationer vedrørende arkivalierne der måtte være relevante. Stadsarkivet beskriver eventuelt dette i en såkaldt afleveringsbestemmelse.

B. Behandlingen af arkivet/afleveringen
Forvaltningen/institutionen tilvejebringer den nødvendige dokumentation (journal- og arkivplaner) for afleveringen og ordner herefter afleveringen. Ordningen af arkivet består af:

Sortering af materialet i overensstemmelse med de arkiv- eller journalplaner der knytter sig til afleveringen.

Kassation af det materiale der i henhold til de gældende kassationsbestemmelser ikke skal afleveres, og hvis kassationsfrist er nået. Såfremt det kasserede materiale indeholder personfølsomme oplysninger, skal materialerne enten fortsat opbevares forsvarligt eller destrueres under opsyn. Stadsarkivet kontaktes inden materiale destrueres.

Pakning af afleveringen. Arkivalierne skal renses (sagsrensning) for al overflødigt materiale – mapper, ikke fasthæftede clips, plasticlommer, elastikker o. lign. dels for at nedbringe materialets fysiske størrelse, dels for at undgå materialer, der kan ødelægge arkivalierne i arkivæskerne. Efter endt sagsrensning pakkes arkivalierne i korrekte arkivæsker og ”mærkes” med blyant efter Stadsarkivets retningslinjer.

C. Aflevering
Forvaltningen/institutionen udarbejder en afleveringsfortegnelse der angiver afleveringens indhold på æskeniveau, omfang og kontaktpersoner/ansvarlige i forhold til afleveringen. Afleveringen kan modtages når afleveringsfortegnelsen er modtaget og godkendt af Guldborgsund Stadsarkiv. Den afleverende institution modtager herefter en kvittering for afleveringen.
Forvaltningen/institutionen betaler som udgangspunkt alle udgifter, der er forbundet med det afleveringsforberedende arbejde, dvs. arkivæsker og evt. transport af arkivalier til arkivet.

D. Opfølgning
Såfremt der er grove fejl og mangler i afleveringen, kan institutionen opkræves det beløb, det koster at bringe orden i materialerne i Guldborgsund Stadsarkiv. Grove fejl og mangler kan f.eks. være manglende eller forkert ”mærkning” (med blyant på ryggen af æsken) af arkivæsker, manglende sagsrensning, anvendelse af forkerte arkivæsker eller mangelfuldt ordnet materiale, som f.eks. er i uoverensstemmelse med den arkiv- eller journalplan der knytter sig til materialet.

Se eksempel på omfattende aflevering af skolearkivalier dækkende alle tre bekendtgørelsesperioder (arkivalier før 1970, fra 1970 til 2006 og fra 2007 og frem) i forbindelse med skolelukninger i 2011 i menuen til venstre.

Kontakt i øvrigt Stadsarkivet, hvis I er i tvivl. Vi hjælper og rådgiver jer rigtig gerne.

Gode råd om opbevaring af arkivalier
Det er en god idé at indrette et arkiv efter, hvad der skal bevares, og hvad der skal kasseres. På den måde kan I nemt finde frem til det bevaringsværdige materiale, når der skal afleveres til Stadsarkivet. Det er ikke tilladt at aflevere materialet til andre arkiver end Stadsarkivet. Jeres eget arkiv er en midlertidig foranstaltning, indtil materialet er ude af administrativ og retlig brug.

Stadsarkivet modtager som udgangspunkt kun bevaringsværdigt materiale. Aflevering af kassabilia sker kun undtagelsesvis og efter særlig aftale. Ved aflevering af kassabilia overtager Stadsarkivet ansvaret for og arbejdet med at kassere de pågældende arkivalier, når kassationsfristerne nås. Det er jeres ansvar at pakke og klargøre afleveringen.

Gode råd om indretning af arkivrum
Arkivalier (f.eks. papir, film, lyd- og videobånd, cd, dvd) nedbrydes med tiden. Ved indretningen af jeres arkiv skal I derfor være opmærksomme på gulvenes bæreevne og belægning, vægflader, vinduesareal og adgangsforhold, reolernes placering, elinstallationer, rørføring, luftfugtighed og temperatur, tyverisikring og brandsikring. Er materialet f.eks. angrebet af svampe, skal det desinficeres inden aflevering til Stadsarkivet.

Vi bistår også gerne med vejledning.

Makulering
Materiale kan kasseres, når det ikke længere er i administrativ brug, og det skal altid destrueres på betryggende vis. Hvis I træffer aftale med et privat firma om makulering, skal I sikre jer, at transporten af materialet foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.

Senest opdateret:  23. Marts 2012

Logo
Kontakt

Guldborgsund Stadsarkiv
Rådhuset
Parkvej 37
4800 Nykøbing F
Telefon 54 73 10 11

Mail: stadsarkiv@guldborgsund.dk

EAN-nummer 579 800 715 0587

Ekspeditionstid:
Mandag - torsdag kl. 9.00 – 14.00
Fredag lukket

Kontakt arkivet telefonisk eller pr. mail for en aftale, inden du besøger os.