Genveje

Guldborgsund Kommune

Værktøjer

Love, regler og vejledninger

Lovgivning, bekendtgørelser, vejledninger og vedtægt

Hele det forvaltningsrettede område er reguleret af arkivlovgivningen med tilhørende bekendtgørelser, vejledninger og cirkulærer. Det er regering og folketing, der fastsætter de overordnede rammer, mens Statens Arkiver er statens øverste myndighed på arkivområdet.

I Guldborgsund Kommune er der oprettet et Stadsarkiv, også kaldt § 7-arkiv. Stadsarkivet er overordnet arkivmyndighed for Guldborgsund Kommune.

På denne side finder du en samlet oversigt over arkivlovgivning, bekendtgørelser, vejledninger (fra både Statens Arkiver, KL m.fl.) og cirkulæreskrivelser gældende for kommunale myndigheder og deres arkivalier.

Stadsarkivet fører tilsyn med om kommunens forvaltninger og institutioner overholder arkivlovgivningen. Statens Arkiver tilrettelægger i samråd med stadsarkiverne (§ 7-arkiverne) periodevise tilsyn med kommunernes varetagelse af arkivmæssige hensyn. Stadsarkivets opgaver i forhold til Kommunen er godkendt af Guldborgsund Byråd og beskrevet i ”Vedtægt for Guldborgsund Stadsarkiv”, som kan ses nedenfor.

 

Overordnet lovgivning, arkivbekendtgørelse m.v.
Arkivloven – Lov nr. 1050 af 17. december 2002 med senere lovændringer (Lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007). Gældende lov på arkivområdet i Danmark. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene samt anerkendte trossamfunds ministerialbogsførelse.
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed (”Arkivbekendtgørelsen”) Om bevaring og kassation, aflevering til offentligt arkiv, benyttelse og tilgængelighedsregler m.v. En uddybning af arkivloven.
Vejledning om aflevering af arkivalier til offentligt arkiv, december 2014. En vejledning til kommuner og regioner om de hovedopgaver, der knytter sig til deres arkivalier, og hvordan disse opgaver kan løses.
Vejledning om varetagelse af e-arkivmæssige hensyn, 2005 En vejledning til kommunale myndigheder om hvordan kommunerne kan sikre arkivmæssige hensyn i forbindelse med den digitale sagsbehandling.
Vedtægt for Guldborgsund Stadsarkiv Grundlaget for Stadsarkivets virke. Heri beskrives bl.a. Stadsarkivets organisatoriske placering i Kommunen, arkivets beslutningskompetencer i forhold til den kommunale forvaltning, institutioner m.fl., reglerne for aflevering af arkivalier til arkivet, Stadsarkivets tilsynsforpligtelse, administration af tilgængelighedsregler m.v.

 

Hvad bevares og hvad kasseres?
Arkivalier fra perioden 1. januar 2007 og fremefter
Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne Om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne.
Gælder for alle arkivalier skabt efter 1. januar 2007.
Vejledning til bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne, maj 2015 Vejledning, version 3 til bekendtgørelsen.
Gælder for alle arkivalier skabt efter 1. januar 2007.
Vejledende bevarings- og kassationsliste for kommunernes it-systemer efter 1. januar 2007 (”D-guldlisten”), februar 2014 Liste over kommunernes IT-systemer
”D-guldlisten”, version 2.
Gælder for digitale arkivalier skabt efter 1. januar 2007.
Cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes ESDH-systemer, 12. juni 2014 Om kassation af dokumenter i kommunernes ESDH-systemer.
Gælder for digitale arkivalier skabt efter 1. januar 2010.
Hvad bevares og hvad kasseres?
Arkivalier fra perioden 1. april 1970 til 31. december 2006
Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne.
Gælder for alle arkivalier skabt 1970-2006.
Vejledning til bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Vejledning til bekendtgørelsen.
Gælder for alle arkivalier skabt 1970-2006.
Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer, 2005 Liste over kommunernes IT-systemer, version 1.0.
Gælder for digitale arkivalier skabt 1970-2006.
Bekendtgørelse nr. 575 af 16. juni 2003 om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommunerne Om bevaring og kassation af arkivalier fra amtslige institutioner overtaget af kommunerne ved kommunalreformen i 2007.
Gælder for alle arkivalier skabt 1970-2006.
”KL-Guldlisten” om bevaring og kassation af papirarkivalier skabt i perioden 1. april 1970 – 31. december 2006, februar 2008 KL’s detaljerede liste over bevaring og kassation af papirsager på enkeltsagsniveau i henhold til KLE – KL’s emnejournalplan, version 1. februar 2008. Listen er udarbejdet i samarbejde med Statens Arkiver.
Gælder for papirarkivalier skabt 1970-2006.
Ud over KL’s emnejournalplan findes der vejledninger til papirarkivalier fra 1970 til 2006 for to kommunale journalsystemer
Vejledning til Odder-arkivsystemet forsynet med bevarings- og kassationsanvisninger for journalsager efter 1. april 1979, 2005 Vejledning til bevaring og kassation af journalsager på papir efter 1. april 1970 henlagt efter Odder-arkivsystemet på grundlag af Odder-arkivplanen 1990 med senere tilføjelser, 2005.
Vejledning til DK-systemet forsynet med bevarings- og kassationsanvisninger for journalsager på papir efter 1. april 1970, 2005 Vejledning til bevaring og kassation af journalsager efter 1. april 1970 henlagt efter DK-systemet (Dansk Kommunal Decimalklassifikation) på grundlag af 1962-udgaven, 2005.
Hvad bevares og hvad kasseres?
Arkivalier fra perioden før 1. april 1970
Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970 Om bevaring og kassation af arkivalier fra kommunerne.
Gælder for papirarkivalier skabt før 1970.
Vejledning til bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 om bevaring og kassation af primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970, 2006 Vejledning til bekendtgørelsen.
Gælder for papirarkivalier skabt før 1970.
Hvad bevares og hvad kasseres?
Prøvelses- og ægteskabsbøger fra alle perioder
Bekendtgørelse nr. 1033 af 3. november 2011 om bevaring og kassation samt aflevering af borgerlige ægteskabsbøger Bekendtgørelse med ændring som bl.a. betyder, at borgerlige ægteskabsbøger, prøvelsespapirer m.v., der skabes eller tilvejebringes i perioden efter 1. januar 2007, kasseres. Borgerlige ægteskabsbøger, der er skabt eller tilvejebragt i perioden mellem 1. januar 1923 og 31. december 2006, bevares fortsat.
Statens Arkivers regler om bevaring, kassation og aflevering af borgerlige
Ægteskabsbøger, november 2011
En overskuelig sammenfatning af reglerne vedr. borgerlige ægteskabsbøger m.v.
Familiestyrelsens krav til kommunens opbevaring af ægteskabsbøger, dublikater af ægteskabebøger og prøvelsesbøger inden kassation Familiestyrelsens brev til samtlige kommuner om dette, hvoraf bl.a. fremgår, at ægteskabsbøger skal opbevares 50 år fra afslutning af bogen.
Hvordan bevares?
Om aflevering af it-arkivalier fra 2010 og fremefter
Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. Bekendtgørelse om arkiveringsversioner.
Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. En vejledning til bekendtgørelsen, opdateret den 1. oktober 2013.
Hvordan retrodigitaliseres?
Om regler for og anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige analoge arkivalier fra juni 2013 og fremefter?
Bekendtgørelse nr. 740 af 26. juni 2013 om anmeldelse og skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner ("Digitaliseringsbekendtgørelsen") Bekendtgørelse om skanning og digitalisering af kommunernes analoge arkivalier, eksempelvis byggesagsarkiverne. Bemærk at anmeldelse til Statens Arkiver skal ske i samarbejde med stadsarkivet.
Vejledning til bekendtgørelse nr. 740 af 26. juni 2013 om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner. Én vejledning til bekendtgørelse nr. 740 med eksempler på, hvornår der skal ske anmeldelse af digitaliseringen.
Hvordan bevares?
Om aflevering af it-arkivalier til og med 2010
Bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer Bekendtgørelse om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer.
Vejledning til bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer, maj 2004. En vejledning til bekendtgørelsen.
Vejledning om produktion af arkiveringsversioner, oktober 2005 Vejledningen giver detaljerede anvisninger på hvordan man producerer en arkiveringsversion.
Vejledning til aflevering af dokumenter fra ESDH-systemer, marts 2008 Vejledningen beskriver hvordan dokumenter fra ESDH-systemer skal håndteres i forbindelse med konvertering til arkiveringsformatet.

BEMÆRK:
Bemærk at der i Guldborgsund Kommune er besluttet merbevaring af alle chefsager til og med teamlederniveau afsluttet også efter 1. januar 2007.

Beslutninger om merbevaring samt mere detaljerede arkiveringsbestemmelser for Guldborgsund Kommune vil, iht. § 4 og 7 Stadsarkivets vedtægt, blive nærmere beskrevet i ”Arkivinstruks for Guldborgsund Kommune”, som er under udarbejdelse.

Senest opdateret:  13. Januar 2016

Logo
Kontakt

Guldborgsund Stadsarkiv
Rådhuset
Parkvej 37
4800 Nykøbing F
Telefon 54 73 10 11

Mail: stadsarkiv@guldborgsund.dk

EAN-nummer 579 800 715 0587

Ekspeditionstid:
Mandag - torsdag kl. 9.00 – 14.00
Fredag lukket

Kontakt arkivet telefonisk eller pr. mail for en aftale, inden du besøger os.