Genveje

Guldborgsund Kommune

Værktøjer

Ordforklaringer

Her finder du ordforklaringer.

*) Ord i kursiv findes i ordforklaringen

Afleveringsbestemmelse Inden digitale arkivalier kan afleveres til
Guldborgsund Stadsarkiv, skal der være udarbejdet en afleveringsbestemmelse. Afleveringsbestemmelsen beskriver, hvilke data
og oplysninger, som arkiveringsversionen skal
indeholde, og den udarbejdes af Guldborgsund
Stadsarkiv i samarbejde med den afleverende
institution.
Afleveringsfortegnelse Inden papirarkivalier kan afleveres til
Guldborgsund Stadsarkiv, skal der være udarbejdet en afleveringsfortegnelse.
Afleveringsfortegnelsen beskriver hvilke
papirarkivalier, der skal afleveres og hvordan samlingen af arkivalier er sammensat.
Afleveringsfortegnelsen udarbejdes af den
afleverende institution, og den skal godkendes
af Guldborgsund Stadsarkiv.
Arkivalie Er et informationsbærende medie (f.eks. papir eller digitalt), der indeholder informationer, som er blevet opsamlet i forbindelse med en forvaltning eller institutions virksomhed.
Arkiveringsversion Digitale data afleveres i en arkiveringsversion til Guldborgsund Stadsarkiv. Der er helt faste bestemmelser for hvilke datatyper, formater, filer, relationer m.v., der må indgå i arkiveringsversionen. Stadsarkivet er
behjælpelig med rådgivning om, hvorledes arkiveringsversionen udarbejdes.
Arkivserie En samling af arkivalier, som udgør en sammenhængende helhed. F.eks. journalsager
fra samme journalperiode, arkiveret efter
journalnummer, en samling kartotekskort, en eller flere protokoller og lignende.
Arkivskaber Den institution eller person, som har været ansvarlig for skabelsen af arkivalierne.
Bevaring Statens Arkiver (Rigsarkivet) fastsætter
bestemmelser for, hvilke arkivalier fra
offentlige myndigheder, der skal bevares og
kasseres. Bevaringsværdige arkivalier fra
Guldborgsund Kommune skal afleveres til
Guldborgsund Stadsarkiv, hvor de gemmes for
eftertiden. Stadsarkivaren kan beslutte merbevaring af ikke-bevaringsværdige arkivalier, hvis det vurderes hensigtsmæssigt ud fra en konkret lokal historisk vurdering.
Dispensationer Arkivloven giver mulighed for, at der efter
ansøgning kan gives dispensation til benyttelse
af arkivalier, inden de fastsatte tilgængelighedsfrister er udløbet.
Dokument Dokumenter findes på papir eller i elektronisk
form. Digitale dokumenter defineres bredt
som f.eks. billeder, regneark, tekst- og
præsentationsfiler.
Henlæggelsesmåde Sager og kartoteker kan være henlagt (arkiveret) på mange måder. Henlæggelsesmåden kan f.eks. være kronologisk eller alfabetisk.
Indgang Indgangen til sager er det princip, som de er henlagt efter. Borgersager kan f.eks. være
ordnet (henlagt) efter cpr.nr og emnesager efter journalnummer.
Journal Protokol, løsblade eller kartotek til registrering
(journalisering) af indkomne skrivelser samt de
afgørelser og besvarelser, som de har givet anledning til. Hvis journalen er en protokol, er
denne oftest kronologisk opbygget, og den dækker journalperioden. Indeholder ofte et
navne- og/eller emneregister. Journaler findes også benævnte som referatprotokoller.
Journalisering Registrering af skrivelser og dokumenter samt
referater af de møder, beslutninger og beslutningsprocesser, der indgår i en sag. Er journalen en kronologisk ført protokol, vil man ofte samle ensartede sager under samme nummer. Der er tale om stående numre (f.eks. ansøgninger om X- eller Y-bevilling).
Journalperiode Den periode, som en journal dækker. Hvis
journalperioden er et år, vil der typisk være en journalprotokol pr. år.
Journalplan Er en oversigt over de emner, som en forvaltning eller institutions sager journaliseres efter. Sager, der vedrører et bestemt emne, får samme nummer som emnet, dvs. de påføres et saggruppe- eller journalnummer. Dette saggruppe/journalnummer kan eventuelt også sammen med et årstal og et løbenummer udgøre det samlede journalnummer.
Journalvejledning Er en vejledning i journalisering og vil ofte
indeholde oplysninger om arbejdsgangene i
journalen.
Kassation Statens Arkiver (Rigsarkivet) fastsætter
bestemmelser for, hvilke arkivalier fra
offentlige myndigheder, der kan kasseres. Ikke-bevaringsværdige arkivalier i Guldborgsund
Kommune skal ikke afleveres til Guldborgsund
Stadsarkiv, men kasseres, når de er ude af administrativ brug.
Koncept Kladde, udkast.
Kopibøger Kopier af afsendte breve blev ofte indbundet eller afskrevet i en protokol. Denne kaldes for en kopibog.
Magasinenhed De enheder, som en arkivserie består af. Det er
f.eks. en magasinenhed, der bestilles, når man
bestiller i Stadsarkivets (kommende) digitale database.
Magistrat Den samling af personer, der udgjorde en købstads kommunale øvrighed (borgmester og et antal rådmænd). Betegnelsen Magistrat benyttedes også ofte om den administrative forvaltning, der hørte under kommunen.
Personfølsomme oplysninger Følsomme oplysninger er for eksempel:
• Helbredsoplysninger.
• Strafbare forhold.
• Væsentlige sociale problemer.
• Andre følsomme privatlivsoplysninger,
• f.eks. interne familieforhold.
• Oplysninger om race/etnisk baggrund.
• Politisk og religiøs overbevisning.
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold.
• Oplysninger om seksuel observans.
Proveniens Den regel, at et arkiv altid bevares på samme
måde, som det er modtaget. Det omordnes ikke, deles ikke op eller fordeles mellem andre
arkiver.
Registreringssystem En institution registrerer normalt indholdet af sit arkiv i et registreringssystem. Registreringssystemet vil for det meste indeholde oplysninger om, hvilke sager arkivet består af. Hvis der er tale om et journalsagsarkiv, indeholder registreringssystemet også oplysninger om sagernes indhold.
Sag En sag kan enten være et fysisk eller et digitalt omslag med en samling af dokumenter, som tilsammen udgør f.eks. en borgersag, en emnesag, en personalesag eller en byggesag. Sagsomslaget indeholder overordnede oplysninger om et sammenhørende administrativt begivenhedsforløb.
Sagsfortegnelse En sagsfortegnelse er en fortegnelse over sager, der for hver sag typisk indeholder et nummer, der entydigt identificerer sagen, sagens navn, dato for sagens oprettelse og dato for dens afslutning.
Saggruppe Se journalplan.
Stående numre Se journalisering.
Søgemiddel De arkivalier eller arkivserier som bruges til at
bringe én videre i sin søgning efter en bestemt
sag. Typiske søgemidler består f.eks. af
journaler, registre og kartotekskort af forskellig
art. Et elektronisk søgemiddel kan bestå af en
registreringsdatabase.
Tilgængelighed & tilgængelighedsfrister

Arkivloven fastsætter bestemte frister for, hvornår arkivalier fra offentlige myndigheder er offentligt tilgængelige.

De vigtigste frister er:
• 20 år for almindelige (emne)sager, hvor fristen er begrundet i praktiske hensyn, idet der går nogen tid inden arkivalierne er ude af administrativ brug, således at de kan stilles til rådighed for offentligheden. Desuden spiller også et politisk fortrolighedshensyn ind.
• 75 år, der gælder arkivalier med personfølsomme og fortrolige oplysninger om enkeltpersoners private forhold og økonomi m.m. Se Personfølsomme oplysninger.

Senest opdateret:  13. Januar 2016

Logo
Kontakt

Guldborgsund Stadsarkiv
Rådhuset
Parkvej 37
4800 Nykøbing F
Telefon 54 73 10 11

Mail: stadsarkiv@guldborgsund.dk

EAN-nummer 579 800 715 0587

Ekspeditionstid:
Mandag - torsdag kl. 9.00 – 14.00
Fredag lukket

Kontakt arkivet telefonisk eller pr. mail for en aftale, inden du besøger os.