Vedtægt for borgerrådgiveren

Borgerrådgiverens overordnede funktion

§ 1. Guldborgsund Kommune har etableret en borgerrådgiverfunktion pr. 1. oktober 2021, som er forankret direkte under Guldborgsund byråd og er uafhængig af kommunens udvalg og forvaltning. Borgerrådgiverfunktionen ledes af borgerrådgiveren i henhold til § 65e i lov om kommunernes styrelse.

§ 2. Guldborgsund Kommunes styrelsesvedtægt fastsætter de overordnede rammer for borgerrådgiverens opgaver. Borgerrådgiveren skal yde vejledning og rådgivning til borgere, virksomheder, samt bistå byrådet med dettes tilsyn med kommunens administration. Nærværende vedtægter beskriver opgaver, kompetencer og bemyndigelse.

Formålet med Borgerrådgiveren

§ 3. Formålet med borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne, brugere, virksomheder og Guldborgsund Kommune samt at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.

§ 4. Borgerrådgiveren er en ekstra indgang for borgere, brugere og erhvervsdrivende om forhold, der vedrører Guldborgsund Kommune. Borgerrådgiveren skal medvirke til, at klager bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening.

Borgerrådgiverens forhold til Byråd og udvalg

§ 5. Guldborgsund byråd ansætter og afskediger borgerrådgiveren og fastsætter de nærmere regler for dennes virksomhed.

§ 6. Borgerrådgiveren er uafhængig af de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningen. Borgerrådgiveren refererer til byrådet, men fungerer i udøvelsen af sit hverv uafhængigt. Byrådet kan beslutte, at borgerrådgiveren skal gennemføre undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

§ 7. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Guldborgsund byråd. I beretningen redegør borgerrådgiveren for sin virksomhed, herunder eventuelle konstateringer af overordnede forhold inden for borgerrådgiverens kompetence, som ikke er tilfredsstillende i kommunens sagsbehandling, borgerbetjening m.v. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse komme med forslag og anbefalinger til byrådet og forvaltningen. Beretningen offentliggøres.

Borgerrådgiverens kompetence

§ 8. Borgerrådgiverens virksomhed omfatter opgaveområder, der er under kommunens økonomiudvalg og stående udvalg, borgmesteren og forvaltningen, herunder institutioner, virksomheder og tjenestesteder, der er omfattet af byrådets virksomhed.

§ 9. Borgerrådgiveren kan behandle henvendelser om

1. sagsbehandling
2. personalets betjening og adfærd
3. udførelsen af service og praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed)
4. ulovlig forskelsbehandling (diskrimination)

§ 10. Borgerrådgiveren kan ikke behandle henvendelser om

1. det politisk vedtagne serviceniveau
2. spørgsmål vedrørende kommunens personale- og ansættelsesforhold
3. spørgsmål, der kan indbringes for lovhjemlede klageorganer
4. spørgsmål, der er indbragt for det kommunale tilsyn, ombudsmanden eller domstolene
5. forhold, som der er taget stilling til i de stående udvalg, økonomiudvalget eller byrådet

Stk. 2. Borgerrådgiveren er uvildig og kan ikke fungere som bisidder eller partsrepræsentant for borgerne.

Borgerrådgiverens opgaver

§ 11. Borgerrådgiverens faste opgaver er at bistå borgere, der er utilfredse med Guldborgsund Kommunes handlinger og undladelser, ved at

1. behandle henvendelser fra borgerne om Guldborgsund Kommune
2. yde vejledning i klagesystemet i sager, der vedrører Guldborgsund Kommune
3. yde hjælp til forståelse af afgørelser mv. fra Guldborgsund Kommune, og
4. tilbyde mægling i sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem kommunen og borgeren

§ 12. Borgerrådgiveren kan desuden af egen drift gennemføre undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

Indgivelse af klage

§ 13. Henvendelse til borgerrådgiveren kan indgives af enhver, der har en individuel og væsentlig interesse i sagen.

§ 14. Henvendelser om forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan indgives af enhver, der er væsentlig berørt af forholdet.

§ 15. Borgerrådgiveren afgør selv, om en henvendelse giver grundlag for en undersøgelse og hvilke dele af henvendelsen, undersøgelsen skal omfatte.

§ 16. Henvendelsen skal normalt indgives senest 1 år efter at hændelsen/forholdet har fundet sted.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelsen af fristen i stk. 1, hvis

1. klagen forsat har nødvendig retlig interesse for borgerrådgiveren eller virksomheden,
2. det er muligt at få sagen tilstrækkeligt belyst, og
3. en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til forbedring af den aktuelle sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på de relevante forvaltningsretlige regler og principper

Sagens oplysning

§ 17. Forvaltningen skal meddele borgerrådgiveren de oplysninger samt udlevere de dokumenter m.v., som borgerrådgiveren beder om.

§ 18. Borgerrådgiveren kan bede forvaltningen om en skriftlig udtalelse. Forvaltningen beslutter selv, hvem der inden for forvaltningens område besvarer borgerrådgiverens henvendelse.

Stk. 2. Forvaltningen skal besvare borgerrådgiverens henvendelser inden for 10 hverdage, medmindre borgerrådgiveren fastsætter en længere frist.

Stk. 3. Hvis forvaltningen ikke kan nå at svare inden for den fastsatte frist, skal forvaltningen orientere borgerrådgiveren om dette samt baggrunden herfor og oplyse, hvornår forvaltningen forventer at kunne svare.

Principperne om udtømt dialog og inddragelse

§ 19. Uoverensstemmelser mellem borger og forvaltning skal søges løst mellem disse, inden borgerrådgiveren kan tage stilling til dem.

§ 20. Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive henstillinger m.v., før den relevante del af forvaltningen i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig.

§ 21. Hvis en henvendelse ikke giver borgerrådgiveren anledning til kritik, henstilling m.v., kan sagen afsluttes, uden at borgerrådgiveren forinden forelægger sagen til udtalelse for vedkommende del af forvaltningen

Medvirken til forbedringer

§ 22. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for borgerne i Guldborgsund Kommune. Borgerrådgiveren skal i denne forbindelse yde konsultativ bistand til forvaltningen og medarbejdere i kommunen, herunder ved

1. at sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer
2. at tilbyde undervisning til medarbejdere i kommunen
3. at yde vejledning om spørgsmål vedrørende sagsbehandling og forvaltningsret m.v.
4. at yde bistand i forbindelse med projekter og lignende til forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne og
5. på anden måde bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne

Borgerrådgiverens bedømmelse og reaktion

§ 23. Borgerrådgiveren skal i generelle sager bedømme, om Guldborgsund Kommune har handlet i strid med gældende ret eller på anden måde, har gjort sig skyldig i fejl og forsømmelser, herunder tilsidesat principperne for god forvaltningsskik.

§ 24. Borgerrådgiveren kan udtale sin opfattelse af en sag eller et sagsområde. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse udtale kritik, fremkomme med forslag, anbefalinger eller henstillinger.

§ 25. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for forvaltningen, men forvaltningen skal meddele borgerrådgiveren, hvis en anbefaling eller henstilling ikke bliver fulgt af forvaltningen. Borgerrådgiveren kan i sådanne tilfælde orientere direktionen, det respektive stående udvalg eller byrådet om forholdet.

§ 26. Hvis borgerrådgiverens undersøgelser af en sag viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal borgerrådgiveren give meddelelse om sagen til Guldborgsund byråd.

§ 27. Borgerrådgiveren har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke.

§ 28. Borgerrådgiveren skal respektere borgernes eller virksomhedens anonymitet, hvis der fremsættes begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at fremføre undersøgelser i anledningen af det oplyste – undtagen i helt særlige tilfælde, f.eks. hvor oplysningerne giver mistanke om forsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer.

Løbende tilbagemelding

§ 29. Borgerrådgiveren fører løbende dialog med forvaltningen om behov og muligheder for forbedringer af kommunens sagsbehandling m.v. og orienterer kommunens forvaltning om sine overordnede konstateringer.

Offentlighed

§ 30. Borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig åbenhed. Borgerrådgiverens undersøgelser er således offentligt tilgængelige med de begrænsninger, der følger af regler om tavshedspligt m.v.

Klager over borgerrådgiveren

§ 31. Klager over borgerrådgiveren som funktion eller person behandles af Guldborgsund byråd. Sådanne sagers forberedelse tilrettelægges af borgmesteren i egenskab af formand for forsamlingen.

Ikrafttræden

§ 32. Denne vedtægt træder i kraft straks efter godkendelse i Guldborgsund byråd.

Stk. 2. Vedtægterne kan revideres, når der opstår behov herfor.

Godkendt i byrådet d. 19. marts 2026.